Telefonkonferenz Easy
Einleitung
Ihr eigenes Telefonkonferenz-System in Sekunden aufgesetzt
Führen Sie unter Ihren eigenen Rufnummern Telefonkonferenzen mit beliebig vielen Teilnehmern. Wählen Sie die Einwahlrufnummer für Ihren Konferenzraum aus, eine Begrüßungs- und Warteraumansage und welche Steuerfunktionen per DTMF-Taste zur Verfügung stehen sollen. Außerdem können Sie bestimmen, ob der Konferenzraum frei zugänglich oder durch eine 6-stellige Raumnummer geschützt sein soll.
Moduleinrichtung
Einstellungen
1. Bezeichnung
Es kann eine frei definierbare Bezeichnung eingegeben werden. Diese Bezeichnung wird z. B. in Routings und Statistiken angezeigt und sorgt damit für Übersichtlichkeit.
2. Kostenstelle
Es kann eine zuvor angelegte Kostenstelle ausgewählt werden.
Die Kostenstellen dienen der späteren Auswertung. Mit Hilfe von Kostenstellen lassen sich Gespräche beliebigen Kostenstellen zuordnen, die z. B. in Statistiken ausgewertet oder in der monatlichen Abrechnung separat aufgeführt werden können.
Telefonkonferenz-Einstellungen
3. Menü-Sprache
Die telefonische Menü-Sprache ist sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfügbar.
4. Begrüßungsansage
Dem Anrufer kann zur Begrüßung eine Ansage (oder beliebige Audiodatei) abgespielt werden. Nachdem die Ansage in voller Länge abgespielt wurde, gelangt der Teilnehmer in den Konferenzraum.
Halten Sie diese Ansage möglichst kurz, um lange Wartezeiten für den Anrufer zu vermeiden.
5. Warteraumansage
Die Warteraumansage wird dem ersten Teilnehmer abgespielt, bis ein weiterer Teilnehmer den Konferenzraum betritt. Wurde die Datei vollständig abgespielt und es ist noch kein weiterer Teilnehmer hinzugekommen, wird die Ansage wiederholt.
6. Konferenz ohne Zugangsbeschränkung
Wenn ein Konferenzraum keine Zugangsbeschränkung hat, kann jeder Anrufer den Konferenzraum betreten, ohne zuvor eine Raumnummer einzugeben.
7. 6-stellige Raumnummer festlegen
Vergeben Sie eine 6-stellige Raumnummer, mit der sich die Teilnehmer in die Konferenz einwählen können.
Wird keine feste Raumnummer angegeben, sind für die ausgewählte Rufnummer beliebig viele Konferenzräume möglich. Es können somit mehrere Konferenzen gleichzeitig stattfinden. Damit alle Teilnehmer im richtigen Raum landen, teilen Sie ihnen im Vorwege mit, über welche Raumnummer sie sich einwählen sollen.
8. Bindung an die Einwahlrufnummer
Wird eine Bindung an die Einwahlrufnummer ausgewählt, können sich die Teilnehmer ausschließlich über diese eine Rufnummer in die Telefonkonferenz einwählen.
Wird für Teilnehmer z.B. eine kostenpflichtige 0180-Rufnummer für die Konferenz zur Verfügung gestellt, macht es Sinn, keine Bindung an die Einwahlrufnummer festzulegen. Auf diese Weise haben Sie selbst die Möglichkeit über eine kostenfreie Rufnummer an der Konferenz teilzunehmen.
9. Aufnahme der Teilnehmernamen
Jeder Teilnehmer wird aufgefordert seinen Namen zu nennen. Dieser wird aufgezeichnet und den anderen Teilnehmern beim Betreten oder Verlassen des Raumes abgespielt.
10. Hinweiston beim Betreten und Verlassen abspielen
Es kann ein Hinweiston abgespielt werden, sobald ein Teilnehmer den Raum betritt oder verlässt.
11. Ansage bei nur einem Teilnehmer abspielen
Es kann eine Hinweisansage abgespielt werden, wenn sich nur ein einzelner Teilnehmer in der Konferenz befindet.
12. Teilnehmer bei Betreten automatisch stumm schalten
Die Teilnehmer können bei Betreten des Konferenzraumes automatisch stumm geschaltet werden.
Diese Funktion ist gerade bei größeren Konferenzen mit mehreren Teilnehmern sehr sinnvoll, um störende Zwischengeräusche und Unterbrechungen zu vermeiden.
Steuerungs-Funktionen
- Die Steuerungs-Funktionen lassen sich je nach Bedarf durch die Checkboxen aktivieren bzw. deaktivieren. Während einer Konferenz können die Teilnehmer mittels DTMF-Eingaben die verschiedenen Funktionen anwenden.
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